0988 170 612
B2B LOGIN
B2B LOGIN
Вашата оценка
Политика за поверителност
СЪОБЩЕНИЕ ЗА ПОВЕРИТЕЛНОСТ НА ЛИЧНИТЕ ДАННИ
1. ИЗПОЛЗВАНИ ТЕРМИНИ
В настоящия документ използваме понятията в смисъла, определен им от приложимото в Република България законодателството.
Лични данни - Всяка информация, свързана с идентифицирано физическо лице или физическо лице, което може да бъде идентифицирано („субект на данни“)
Физическо лице, което може да бъде идентифицирано - лице, което може да бъде идентифицирано, пряко или непряко, по-специално чрез идентификатор като име, идентификационен номер, данни за местонахождение, онлайн идентификатор или по един или повече признаци, специфични за физическата, физиологичната, генетичната, психическата, умствената, икономическата, културната или социална идентичност на това физическо лице.
Обработване - Всяка операция или съвкупност от операции, извършвана с лични данни или набор от лични данни чрез автоматични или други средства като събиране, записване, организиране, структуриране, съхранение, адаптиране или промяна, извличане, консултиране, употреба, разкриване чрез предаване, разпространяване или друг начин, по който данните стават достъпни, подреждане или комбиниране, ограничаване, изтриване или унищожаване.
Администратор - Физическо или юридическо лице, публичен орган, агенция или друга структура, която сама или съвместно с други определя целите и средствата за обработването на лични данни, когато целите и средствата за това обработване се определят от правото на Съюза или правото на държава членка, администраторът или специалните критерии за неговото определяне могат да бъдат установени в правото на Съюза или в правото на държава членка.
Електронен документ - Всяко съдържание, съхранявано в електронна форма, по-специално текстови или звуков, визуален или аудио-визуален запис.
Чувствителни лични данни - Лични данни, разкриващи расов или етнически произход; политически възгледи; религиозни или философски убеждения; членство в синдикални организации; генетични данни; биометрични данни за целите единствено на идентифицирането на физическо лице; данни за здравословното състояние; данни за сексуалния живот и сексуалната ориентация.
Наети лица - Работници и служители по трудово правоотношение, както и адвокатите и други лица, които действат при възлагане и под прекия контрол на Дружеството, независимо от вида на конкретното правоотношение.
2. ВЪВЕДЕНИЕ
2.1. За нас
Ние сме: АПОЛО-2000 ООД.
Намираме се на адрес: гр. София, бул. „Пенчо Славейков“ 18Б. Можете да се свържете с нас на телефон: 029525040 и електронен адрес за кореспонденция: info@apollobg.com
2.2. Цел на документа
Ние отчитаме, че за Вас е важно да разберете как събираме, съхраняваме, споделяме и използваме информация за наетите от нас лица, която представлява лични данни. Затова чрез настоящото Съобщение за поверителност на личните данни Ви информираме за извършваната обработка и за възможностите за упражняване на контрол от Ваша страна съгласно изискванията на европейското и националното ни законодателство.
Молим, запознайте се внимателно с този документ.
Съобщението за поверителност може да се актуализира периодично, за което ще Ви уведомим своевременно.
2.3. Обхват
Съобщението се прилага по отношение на цялата информация, съдържаща лични данни, която се съхранява или обработва по друг начин. Информацията може да се съдържа (изброяването не е изчерпателно) в:
Адресатите на настоящия документ са лицата, чиято информация обработваме във връзка с предоставяните от нас услуги.
3. ЛИЧНИ ДАННИ, КОИТО ОБРАБОТВАМЕ
Видовете лични данни, които обработваме, ще зависят от услугата, която Ви предоставяме. Обикновено видовете лични данни ще включват, но не могат да бъдат ограничени до:
Правно основание и цели на обработката на личните Ви данни
Използваме личните Ви данни за няколко цели, които подробно посочваме в раздели 3.2 и 3.3 по-долу. В раздел 3.1 е посочено правното основание за обработката на Вашите лични данни.
3.1. Правно основание за обработката
Когато обработваме Вашите лични данни, ние го правим само при наличие на основание за тази обработка. Освен това обработването на специални категории лични данни (включително данни, свързани със здравето, сексуалния живот, расовия или етнически произход или религиозните убеждения) винаги се основава на самостоятелно основание.
В повечето случаи обработването на Вашите лични данни ще бъде на едно от следните основания:
Дружеството може да обработва Вашите лични данни за следните цели:
Компанията може да обработва личните ви данни за целите на установяването, упражняването и защитата на потенциални правни искове.
5. ИЗТОЧНИЦИ НА ЛИЧНИ ДАННИ
Основно личните данни, които обработваме за Вас, ще ни бъдат предоставени от Вас при сключването или изпълнението на договора ни.
Понякога може да получаваме лични данни за Вас от трети страни например клиенти, други бизнес партньори, държавни органи и органи на местното самоуправление
6. СЪХРАНЕНИЕ НА ЛИЧНИТЕ ДАННИ
Нашият общ подход е да запазваме личните данни само за толкова дълго време, колкото е необходимо, за да удовлетворим целта, за която са били събрани от нас или предоставени от Вас, включително предвид рамките на приложимия законов срок.
За повече информация относно практиките ни за съхранение на данни, моля, поискайте информация,
7. РАЗКРИВАНЕ И ТРАНСФЕР НА ЛИЧНИ ДАННИ
За целите, изброени по-горе, можем да споделяме вашите лични данни с колеги в компанията на трети лица или доставчици (например IT доставчици или доставчици на счетоводни услуги).
8. СИГУРНОСТ НА ВАШИТЕ ЛИЧНИ ДАННИ
Предприемаме разумни физически, технически и административни стандарти за сигурност, предназначени да защитят личните Ви данни от загуба, злоупотреба, промяна, унищожаване или повреда, съгласно изискванията на националното ни законодателство.
Вие също играете важна роля в защитата на сигурността на Вашите лични данни и трябва да следите на кого разкривате личните данни и как защитавате комуникациите и устройствата си.
9. ВАШИТЕ ПРАВА
Дружеството ще предприеме стъпки в съответствие с приложимото законодателство, за да Ви подпомогне при упражняването на правата на субекта на данни. По отношение на извършваните от нас процеси на обработка на личните Ви данни, имате следните права:
Искане за достъп
За упражняването на тези права, с изключение на правото Ви на жалба, молим, свържете се с нас на посочените:
Адрес: гр. София, бул. „Пенчо Славейков“ 18Б
Телефон: 029525040
ПОЛИТИКА ЗА ЗАЩИТА НА ЛИЧНИТЕ ДАННИ
I. Въведение
В ежедневните си бизнес операции АПОЛО-2000 ООД използва различни данни за идентифицирани лица, включително данни за:
При събиране и използване на тези данни организацията е обект на различни законодателни актове, които контролират начина, по който тези дейности могат да се извършват и предпазните мерки, които трябва да бъдат въведени за тяхната защита.
Целта на тази политика е да опише стъпките, които АПОЛО-2000 ООД предприема, за да гарантира, че организацията е в съответствие с него.
Този контрол се прилага за всички системи, хора и процеси, които съставляват информационните системи на организацията, включително служители, доставчици, клиенти и други трети страни, които имат достъп до системите на АПОЛО-2000 ООД
1. Общ регламент за защита на личните данни
Регламент (ЕС) 2016/679 (Общ регламент за защита на данните) замества Директивата 95/46 / ЕО за защита на данните. Има пряко действие и предполага изменение в законодателството на страните -членки в областта на защитата на личните данни. Неговата цел е да защитава "правата и свободите" на физическите лица и да се гарантира, че личните данни не се обработват без тяхно знание, и когато е възможно, че се обработва с тяхно съгласие.
2. Понятия
„Лични данни" - всяка информация, свързана с идентифицирано физическо лице или физическо лице, което може да бъде идентифицирано („субект на данни"); физическо лице, което може да бъде идентифицирано, е лице, което може да бъде идентифицирано, пряко или непряко, по-специално чрез идентификатор като име, идентификационен номер, данни за местонахождение, онлайн идентификатор или по един или повече признаци, специфични за физическата, физиологичната, генетичната, психическата, умствената, икономическата, културната или социална идентичност на това физическо лице;
„Специални категории лични данни“ – лични данни, разкриващи расов или етнически произход, политически възгледи, религиозни или философски убеждения, или членство в синдикални организации и обработката на генетични данни, биометричните данни за уникално идентифициране на физическо лице, данни отнасящи се до здравето или данни относно сексуалния живот на физическо лице или сексуална ориентация.
„Обработване" - означава всяка операция или съвкупност от операции, извършвана с лични данни или набор от лични данни чрез автоматични или други средства като събиране, записване, организиране, структуриране, съхранение, адаптиране или промяна, извличане, консултиране, употреба, разкриване чрез предаване, разпространяване или друг начин, по който данните стават достъпни, подреждане или комбиниране, ограничаване, изтриване или унищожаване;
„Администратор" - всяко физическо или юридическо лице, публичен орган, агенция или друга структура, която сама или съвместно с други определя целите и средствата за обработването на лични данни; когато целите и средствата за това обработване се определят от правото на ЕС или правото на държава членка, администраторът или специалните критерии за неговото определяне могат да бъдат установени в правото на Съюза или в правото на държава членка;
„Субект на данните“ – всяко живо физическо лице, което е предмет на личните данни съхранявани от Администратора.
„Съгласие на субекта на данните" - всяко свободно изразено, конкретно, информирано и недвусмислено указание за волята на субекта на данните, посредством изявление или ясно потвърждаващо действие, което изразява съгласието му свързаните с него лични данни да бъдат обработени;
„Дете“ – Общият Регламент определя дете като всеки на възраст под 16 години въпреки че това може да бъде намалена на 13 от правото на държавата-членка. Обработката на лични данни на едно дете е законно само, ако родител или попечител е дал съгласие. Администраторът полага разумни усилия, за да провери в такива случаи, че притежателят на родителската отговорност за детето е дал или упълномощен да даде съгласието си.
„Профилиране" - всяка форма на автоматизирано обработване на лични данни, изразяващо се в използването на лични данни за оценяване на определени лични аспекти, свързани с физическо лице, и по-конкретно за анализиране или прогнозиране на аспекти, отнасящи се до изпълнението на професионалните задължения на това физическо лице, неговото икономическо състояние, здраве, лични предпочитания, интереси, надеждност, поведение, местоположение или движение;
„Нарушение на сигурността на лични данни" - нарушение на сигурността, което води до случайно или неправомерно унищожаване, загуба, промяна, неразрешено разкриване или достъп до лични данни, които се предават, съхраняват или обработват по друг начин;
„Основно място на установяване “ – седалището на администратора в ЕС ще бъде мястото, в което той взема основните решения за целта и средствата на своите дейности по обработване на данни. По отношение на обработващия лични данни основното му място на установяване в ЕС ще бъде неговият административен център.
Ако администраторът е със седалище извън ЕС, той трябва да назначи свой представител в юрисдикцията, в която администраторът работи, за да действа от името на администратора и да се занимава с надзорните органи. (Член 4 т.16) от ОРЗД)
„Получател" - физическо или юридическо лице, публичен орган, агенция или друга структура, пред която се разкриват личните данни, независимо дали е трета страна или не. Същевременно публичните органи, които могат да получават лични данни в рамките на конкретно разследване в съответствие с правото на Съюза или правото на държава членка, не се считат за „получатели"; обработването на тези данни от посочените публични органи отговаря на приложимите правила за защита на данните съобразно целите на обработването;
„Трета страна“ – всяко физическо или юридическо лице, публичен орган, агенция или друг орган, различен от субекта на данните, администратора, обработващия лични данни и лицата, които под прякото ръководство на администратора или на обработващия лични данни имат право да обработват личните данни;
II. Декларация относно политиката по защита на личните данни
1. Ръководството на АПОЛО-2000 ООД , се ангажират да осигури съответствие със законодателството на ЕС и държавите-членки по отношение на обработването на личните данни и защитата на "правата и свободите" на лицата, чиито лични данни АПОЛО-2000 ООД събира и обработва съгласно Общия регламент за защита на данните (Регламент (ЕС) 2016/679).
2. В съответствие с Общия регламент към тази политика са описани и други релевантни документи, както и свързани процеси и процедури.
3. Регламент (ЕС) 2016/679 и тази политика се отнасят до всички функции по обработването на лични данни , включително тези, които се извършват относно лични данни на клиенти, служители, доставчици и партньори и всякакви други лични данни, които организацията обработва от различни източници.
4. Тази политика се прилага за всички служители/работници и заинтересовани страни на АПОЛО-2000 ООД като външни доставчици. Всяко нарушение на Общия регламент ще бъде разглеждано като нарушение на трудовата дисциплина, а в случай че има предположение за извършено престъпление, въпросът ще се предостави за разглеждане в най-кратък възможен срок на съответните държавни органи.
5. Партньори и трети лица, които работят с или за АПОЛО-2000 ООД , както и които имат или могат да имат достъп до личните данни, ще се очаква да се запознаят и да се съобразят с тази политика. Никоя трета страна не може да има достъп до лични данни, съхранявани от АПОЛО-2000 ООД , без предварително да е сключила споразумение за поверителност на данните, което налага на третата страна задължения, не по-малко обременяващи от тези, които АПОЛО-2000 ООД е поел, и което дава право на АПОЛО-2000 ООД да извършва проверки на спазването на наложените със споразумението задължения.
III. Задължения и роли по Регламент (ЕС) 2016/679
1. АПОЛО-2000 ООД е администратор на данни съгласно Регламент (ЕС) 2016/679.
2. Ръководство и всички съдружници на АПОЛО-2000 ООД са отговорни за разработване и насърчаване на добри практики в областта на обработване на информация в АПОЛО-2000 ООД
IV. Принципи за защита на данните
Цялата обработка на лични данни трябва да се извършва в съответствие с принципите за защита на данните, посочени в член 5 от Регламент (ЕС) 2016/679. Политиките и процедурите на АПОЛО-2000 ООД имат за цел да гарантират спазването на тези принципи.
1. Личните данни трябва да бъдат обработвани законосъобразно, добросъвестно и прозрачно
Законосъобразно – да идентифицира законна основа, преди да може да обработва лични данни. Те често са посочени като "основания за обработване", например „съгласие“.
Добросъвестно - за да може обработването да бъде добросъвестно, администраторът на данни трябва да предостави определена информация на субектите на данни, доколкото това е практически възможно. Това важи независимо дали личните данни са получени директно от субектите на данни или от други източници.
Регламент (ЕС) 2016/679 увеличава изискванията за това каква информация трябва да бъде на разположение на субектите на данни, която е обхваната от изискването за "прозрачност".
Прозрачно – Общият регламент включва правила относно предоставяне на поверителна информация на субектите на данни в членове 12, 13 и 14 от ОРЗД. Те са подробни и конкретни, поставяйки акцента върху това, че известията за поверителност са разбираеми и достъпни. Информацията трябва да бъде съобщена на субекта на данните в разбираема форма, като се използва ясен и разбираем език.
Правилата за уведомяване на субекта на данни от АПОЛО-2000 ООД са определени в Процедура за прозрачност при обработката на лични данни
Специфичната информация, която трябва да бъде предоставена на субекта на данните, трябва да включва като минимум:
Данните, получени за конкретни цели, не трябва да се използват за цел, която се различава от тези, официално обявени .Процедура за прозрачност при обработката на лични данни определя съответните правила.
3. Личните данни трябва да бъдат адекватни, релевантни, ограничени до това, което е необходимо за обработването им със съответната цел, което съответства на принципа на минимално необходимото
При оценяването на подходящи технически мерки ще се разгледат следните насоки:
7. Спазване на принципа на отчетност
АПОЛО-2000 ООД ще доказва спазването на принципите за защита на данните чрез прилагане на политики по защита на данните, като се присъединява към кодекси за поведение, внедрява подходящи технически и организационни мерки, както и чрез приемане на техники по защита на данните на етапа на проектирането и защита на данните по подразбиране, оценка на въздействието върху защитата на личните данни, процедура за уведомяване за нарушаване на лични данни и т.н.
V. Права на субектите на данни
1. Субектите на данни имат следните права по отношение на обработването на данни, както и на данните, които се записват за тях:
1. Под „съгласие“ АПОЛО-2000 ООД ще разбира всяко свободно изразено, конкретно, информирано и недвусмислено указание за волята на субекта на данните, посредством изявление или ясно потвърждаващо действие, което изразява съгласието му свързаните с него лични данни да бъдат обработени. Субектът на данните може да оттегли своето съгласие по всяко време.
2. АПОЛО-2000 ООД разбира под "съгласие" само случаите, в които субектът на данните е бил напълно информиран за планираното обработване и е изразил своето съгласие и без върху му да бъде упражняван натиск. Съгласието, получено при натиск или въз основа на подвеждаща информация, няма да бъде валидно основание за обработване на лични данни.
3. Съгласието не може да бъде изведено от липсата на отговор на съобщение до субекта на данни. Трябва да има активна комуникация между администратора и субекта, за да е налице съгласие. Администраторът трябва да може да докаже, че е получено съгласие за дейностите по обработване.
4. За специални категории данни трябва да се получи изрично писмено съгласие Процедура по получаване на съгласие за обработване на лични данни на субектите на данни, освен ако не съществува алтернативно законно основание за обработване.
5. В повечето случаи съгласието за обработка на лични и специални категории данни се получава рутинно от АПОЛО-2000 ООД , като се използват стандартни документи за съгласие напр. когато нов клиент подписва договор или по време на набиране на нов персонал и т.н..
6. Когато АПОЛО-2000 ООД обработва лични данни на деца, трябва да бъде получено разрешение родителя илли от упражняващите родителските права (родители, настойници, попечители, лицата по заместваща грижа и т. н.). Това изискване се прилага за деца на възраст под 16 години (освен ако държавата-членка не е предвидила по-ниска възрастова граница, която не може да бъде по-ниска от 13 години).
VII. Сигурност на данните
1. Всички служители / работници са отговорни за гарантирането на сигурността при съхраняването на данните, за които те отговарят и които АПОЛО-2000 ООД държи.
2. Всички служители / работници са отговорни да съхраняват данните сигурно и да не се разкриват при каквито и да било обстоятелства на трети страни, освен ако АПОЛО-2000 ООД не е дал такива права на тази трета страна , като са сключили договор/клауза за поверителност
3. Всички лични данни трябва да бъдат достъпни само за тези, които се нуждаят от тях. Всички лични данни трябва да се третират с най-голяма сигурност и трябва да се съхраняват:
5. Записите върху хартиен носител не трябва да се оставят там, където могат да бъдат достъпни от неоторизирани лица и не могат да бъдат изваждани от определените офисни помещения без изрично разрешение. Веднага щом хартиените документи вече не са необходими за текущата работа по поддръжката на клиенти, те трябва да бъдат унищожени в съответствие със създадена за това процедура/правила и съответен протокол.
6. Личните данни могат да бъдат изтривани или унищожавани само в съответствие с Процедура за съхраняване и унищожаване на данните. Записите на хартиен носител, които са достигнали датата на съхранение, трябва да бъдат нарязани и унищожени като "поверителни отпадъци". Данните върху твърдите дискове на излишните персонални компютри трябва да бъдат изтрити или дисковете унищожени, съгласно изградените правила/процедури.
7. Обработването на лични данни "извън офиса" представлява потенциално по-голям риск от загуба, кражба или нарушение на лични данни. Персоналът трябва да бъде специално упълномощен да обработва данните извън обекти на администратора.
VIII. Разкриване на данни
1. АПОЛО-2000 ООД трябва да осигури условия, при които личните данни не се разкриват на неупълномощени трети страни, което включва членове на семейството, приятели, държавни органи, дори разследващи такива, ако има основателно съмнение, че не се изискват по установения ред. Всички служители / работници трябва да бъдат предпазливи, когато им поискат да разкрият съхранявани лични данни за друго лице на трета страна. Важно е да се има предвид, дали разкриването на информацията е свързано или не с нуждите на дейността извършвана от организацията.
Необходимо е на служителите да се извърши специално обучение и периодични инструктажи с цел да се избегне рискът от такова нарушение.
2. Всички искания от трети страни за предоставяне на данни трябва да бъдат подкрепени с подходяща документация .
IX. Съхраняване и унищожаване на данните
1. АПОЛО-2000 ООД не съхранява лични данни във вид, който позволява идентифицирането на субектите за по-дълъг период отколкото е необходимо, по отношение на целите, за които са били събрани данните.
2. АПОЛО-2000 ООД може да съхранява данни за по-дълги периоди единствено ако личните данни ще бъдат обработвани за целите на архивиране, за цели в обществен интерес, научни или исторически изследвания и за статистически цели, и само при изпълнението на подходящи технически и организационни мерки за гарантиране на правата и свободите на субекта на данните.
3 Периода на съхранение за всяка категория на лични данни ще бъдат изложени във Вътрешните правила и Процедура за съхраняване и унищожаване на данните, включително всякакви законови задължения.
4. Личните данни трябва да бъдат унищожени сигурно, съгласно принципа за гарантиране подходящо ниво на сигурност (чл. 5, пар. 1 б. е) от Общия регламент) – включително защита срещу неразрешено или незаконосъобразно обработване и срещу случайна загуба, унищожаване или повреждане, като се прилагат подходящи технически или организационни мерки (+„цялостност и поверителност“);
X. Трансфер на данни
1. Всеки износ на данни от рамките на ЕС към страни извън ЕС (посочени в Общия регламент като "трети страни") са незаконни, освен ако няма подходящ "ниво на защита на основните права на субектите на данни.
Прехвърлянето на лични данни извън ЕС е забранено, освен ако не се прилагат една или повече от указаните гаранции или изключения:
2. Решение за адекватност
Европейската комисия може да оцени трети страни, територия и/или специфични сектори в трети страни, за да прецени дали има подходящо ниво на защита на правата и свободите на физическите лица. В тези случаи не се изисква разрешение.
Държавите, които са членки на Европейското икономическо пространство (ЕИП), но не и на ЕС, се приемат като отговарящи на условията за решение за адекватност.
Чл. 45 пар. 8 от ОРЗД - Комисията публикува в Официален вестник на Европейския съюз и на своя уебсайт списък на трети държави, територии и конкретни сектори в трета държава и международни организации, за които е решила, че осигуряват или че вече не осигуряват адекватно ниво на защита. Повече за политиката на адекватност при трансфера на лични данни:
https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/data-transfers-outside-eu/adequacy-protection-personal-data-non-eu-countries_en
3. Щит за личните данни в отношенията между ЕС и САЩ (EU-U.S. Privacy Shield)
Ако Организацията желае да прехвърли лични данни от ЕС на трета страна в САЩ, тя трябва да провери дали организацията е подписала Рамковото споразумение „Privacy Shield“ с Министерство на търговията на САЩ.
Американското министерство на търговията отговаря за управлението и администрирането на Privacy Shield и гарантира, че компаниите изпълняват своите ангажименти. За да могат да се сертифицират пред министерството, фирмите трябва да имат политика за защита на личните данни в съответствие с принципите на ОРЗД, напр. използват, съхраняват и прехвърлят личните данни в съответствие набор от строги правила и предпазни мерки за защита на данните.
4. Задължителни фирмени правила
АПОЛО-2000 ООД може да приеме одобрени задължителни корпоративни правила за прехвърляне на данни извън ЕС. Това изисква подаването им за одобрение до съответния надзорен орган.
5. Стандартни договорни клаузи
АПОЛО-2000 ООД може да приеме утвърдени стандартни договорни клаузи за защита на данните при прехвърляне на данни извън Европейското икономическо пространство. Ако АПОЛО-2000 ООД приема станда
1. ИЗПОЛЗВАНИ ТЕРМИНИ
В настоящия документ използваме понятията в смисъла, определен им от приложимото в Република България законодателството.
Лични данни - Всяка информация, свързана с идентифицирано физическо лице или физическо лице, което може да бъде идентифицирано („субект на данни“)
Физическо лице, което може да бъде идентифицирано - лице, което може да бъде идентифицирано, пряко или непряко, по-специално чрез идентификатор като име, идентификационен номер, данни за местонахождение, онлайн идентификатор или по един или повече признаци, специфични за физическата, физиологичната, генетичната, психическата, умствената, икономическата, културната или социална идентичност на това физическо лице.
Обработване - Всяка операция или съвкупност от операции, извършвана с лични данни или набор от лични данни чрез автоматични или други средства като събиране, записване, организиране, структуриране, съхранение, адаптиране или промяна, извличане, консултиране, употреба, разкриване чрез предаване, разпространяване или друг начин, по който данните стават достъпни, подреждане или комбиниране, ограничаване, изтриване или унищожаване.
Администратор - Физическо или юридическо лице, публичен орган, агенция или друга структура, която сама или съвместно с други определя целите и средствата за обработването на лични данни, когато целите и средствата за това обработване се определят от правото на Съюза или правото на държава членка, администраторът или специалните критерии за неговото определяне могат да бъдат установени в правото на Съюза или в правото на държава членка.
Електронен документ - Всяко съдържание, съхранявано в електронна форма, по-специално текстови или звуков, визуален или аудио-визуален запис.
Чувствителни лични данни - Лични данни, разкриващи расов или етнически произход; политически възгледи; религиозни или философски убеждения; членство в синдикални организации; генетични данни; биометрични данни за целите единствено на идентифицирането на физическо лице; данни за здравословното състояние; данни за сексуалния живот и сексуалната ориентация.
Наети лица - Работници и служители по трудово правоотношение, както и адвокатите и други лица, които действат при възлагане и под прекия контрол на Дружеството, независимо от вида на конкретното правоотношение.
2. ВЪВЕДЕНИЕ
2.1. За нас
Ние сме: АПОЛО-2000 ООД.
Намираме се на адрес: гр. София, бул. „Пенчо Славейков“ 18Б. Можете да се свържете с нас на телефон: 029525040 и електронен адрес за кореспонденция: info@apollobg.com
2.2. Цел на документа
Ние отчитаме, че за Вас е важно да разберете как събираме, съхраняваме, споделяме и използваме информация за наетите от нас лица, която представлява лични данни. Затова чрез настоящото Съобщение за поверителност на личните данни Ви информираме за извършваната обработка и за възможностите за упражняване на контрол от Ваша страна съгласно изискванията на европейското и националното ни законодателство.
Молим, запознайте се внимателно с този документ.
Съобщението за поверителност може да се актуализира периодично, за което ще Ви уведомим своевременно.
2.3. Обхват
Съобщението се прилага по отношение на цялата информация, съдържаща лични данни, която се съхранява или обработва по друг начин. Информацията може да се съдържа (изброяването не е изчерпателно) в:
- ХАРТИЕН НОСИТЕЛ;
- ЕЛЕКТРОНЕН НОСИТЕЛ
Адресатите на настоящия документ са лицата, чиято информация обработваме във връзка с предоставяните от нас услуги.
3. ЛИЧНИ ДАННИ, КОИТО ОБРАБОТВАМЕ
Видовете лични данни, които обработваме, ще зависят от услугата, която Ви предоставяме. Обикновено видовете лични данни ще включват, но не могат да бъдат ограничени до:
- Имена ,ЕГН, лична карта,адрес,телефон и имейл и др.
Правно основание и цели на обработката на личните Ви данни
Използваме личните Ви данни за няколко цели, които подробно посочваме в раздели 3.2 и 3.3 по-долу. В раздел 3.1 е посочено правното основание за обработката на Вашите лични данни.
3.1. Правно основание за обработката
Когато обработваме Вашите лични данни, ние го правим само при наличие на основание за тази обработка. Освен това обработването на специални категории лични данни (включително данни, свързани със здравето, сексуалния живот, расовия или етнически произход или религиозните убеждения) винаги се основава на самостоятелно основание.
В повечето случаи обработването на Вашите лични данни ще бъде на едно от следните основания:
- Законово основание
- Изпълнение на договор
Дружеството може да обработва Вашите лични данни за следните цели:
- Изпълнение на договор,обработка на трудово възнаграждение,подържане на трудови досиета,подбор на персонал .
Компанията може да обработва личните ви данни за целите на установяването, упражняването и защитата на потенциални правни искове.
5. ИЗТОЧНИЦИ НА ЛИЧНИ ДАННИ
Основно личните данни, които обработваме за Вас, ще ни бъдат предоставени от Вас при сключването или изпълнението на договора ни.
Понякога може да получаваме лични данни за Вас от трети страни например клиенти, други бизнес партньори, държавни органи и органи на местното самоуправление
6. СЪХРАНЕНИЕ НА ЛИЧНИТЕ ДАННИ
Нашият общ подход е да запазваме личните данни само за толкова дълго време, колкото е необходимо, за да удовлетворим целта, за която са били събрани от нас или предоставени от Вас, включително предвид рамките на приложимия законов срок.
За повече информация относно практиките ни за съхранение на данни, моля, поискайте информация,
7. РАЗКРИВАНЕ И ТРАНСФЕР НА ЛИЧНИ ДАННИ
За целите, изброени по-горе, можем да споделяме вашите лични данни с колеги в компанията на трети лица или доставчици (например IT доставчици или доставчици на счетоводни услуги).
8. СИГУРНОСТ НА ВАШИТЕ ЛИЧНИ ДАННИ
Предприемаме разумни физически, технически и административни стандарти за сигурност, предназначени да защитят личните Ви данни от загуба, злоупотреба, промяна, унищожаване или повреда, съгласно изискванията на националното ни законодателство.
Вие също играете важна роля в защитата на сигурността на Вашите лични данни и трябва да следите на кого разкривате личните данни и как защитавате комуникациите и устройствата си.
9. ВАШИТЕ ПРАВА
Дружеството ще предприеме стъпки в съответствие с приложимото законодателство, за да Ви подпомогне при упражняването на правата на субекта на данни. По отношение на извършваните от нас процеси на обработка на личните Ви данни, имате следните права:
- Право на информация относно и достъп до личните ми данни, съхранявани от Вас;
- Право да изисквам коригиране, изтриване или ограничено обработване на личните ми данни;
- Право да възразя срещу обработване поради причини, свързани с Ваши легитимни интереси, обществен интерес, или профилиране, освен ако Администраторът не докаже съществуването на защитени, обосновани причини, имащи приоритет пред моите интереси, права и свободи, или че това обработване се извършва с цел предявяване, упражняване или защита по правни претенции;
- Право на преносимост на данните;
- Право на подаване на оплакване през Комисията за защита на личните данни;
- Право да мога по всяко време да оттегля съгласието си за събирането, обработването и използването на личните данни с действие занапред;
Искане за достъп
За упражняването на тези права, с изключение на правото Ви на жалба, молим, свържете се с нас на посочените:
Адрес: гр. София, бул. „Пенчо Славейков“ 18Б
Телефон: 029525040
ПОЛИТИКА ЗА ЗАЩИТА НА ЛИЧНИТЕ ДАННИ
I. Въведение
В ежедневните си бизнес операции АПОЛО-2000 ООД използва различни данни за идентифицирани лица, включително данни за:
- Настоящи, минали и бъдещи служители
- Клиенти
При събиране и използване на тези данни организацията е обект на различни законодателни актове, които контролират начина, по който тези дейности могат да се извършват и предпазните мерки, които трябва да бъдат въведени за тяхната защита.
Целта на тази политика е да опише стъпките, които АПОЛО-2000 ООД предприема, за да гарантира, че организацията е в съответствие с него.
Този контрол се прилага за всички системи, хора и процеси, които съставляват информационните системи на организацията, включително служители, доставчици, клиенти и други трети страни, които имат достъп до системите на АПОЛО-2000 ООД
1. Общ регламент за защита на личните данни
Регламент (ЕС) 2016/679 (Общ регламент за защита на данните) замества Директивата 95/46 / ЕО за защита на данните. Има пряко действие и предполага изменение в законодателството на страните -членки в областта на защитата на личните данни. Неговата цел е да защитава "правата и свободите" на физическите лица и да се гарантира, че личните данни не се обработват без тяхно знание, и когато е възможно, че се обработва с тяхно съгласие.
2. Понятия
„Лични данни" - всяка информация, свързана с идентифицирано физическо лице или физическо лице, което може да бъде идентифицирано („субект на данни"); физическо лице, което може да бъде идентифицирано, е лице, което може да бъде идентифицирано, пряко или непряко, по-специално чрез идентификатор като име, идентификационен номер, данни за местонахождение, онлайн идентификатор или по един или повече признаци, специфични за физическата, физиологичната, генетичната, психическата, умствената, икономическата, културната или социална идентичност на това физическо лице;
„Специални категории лични данни“ – лични данни, разкриващи расов или етнически произход, политически възгледи, религиозни или философски убеждения, или членство в синдикални организации и обработката на генетични данни, биометричните данни за уникално идентифициране на физическо лице, данни отнасящи се до здравето или данни относно сексуалния живот на физическо лице или сексуална ориентация.
„Обработване" - означава всяка операция или съвкупност от операции, извършвана с лични данни или набор от лични данни чрез автоматични или други средства като събиране, записване, организиране, структуриране, съхранение, адаптиране или промяна, извличане, консултиране, употреба, разкриване чрез предаване, разпространяване или друг начин, по който данните стават достъпни, подреждане или комбиниране, ограничаване, изтриване или унищожаване;
„Администратор" - всяко физическо или юридическо лице, публичен орган, агенция или друга структура, която сама или съвместно с други определя целите и средствата за обработването на лични данни; когато целите и средствата за това обработване се определят от правото на ЕС или правото на държава членка, администраторът или специалните критерии за неговото определяне могат да бъдат установени в правото на Съюза или в правото на държава членка;
„Субект на данните“ – всяко живо физическо лице, което е предмет на личните данни съхранявани от Администратора.
„Съгласие на субекта на данните" - всяко свободно изразено, конкретно, информирано и недвусмислено указание за волята на субекта на данните, посредством изявление или ясно потвърждаващо действие, което изразява съгласието му свързаните с него лични данни да бъдат обработени;
„Дете“ – Общият Регламент определя дете като всеки на възраст под 16 години въпреки че това може да бъде намалена на 13 от правото на държавата-членка. Обработката на лични данни на едно дете е законно само, ако родител или попечител е дал съгласие. Администраторът полага разумни усилия, за да провери в такива случаи, че притежателят на родителската отговорност за детето е дал или упълномощен да даде съгласието си.
„Профилиране" - всяка форма на автоматизирано обработване на лични данни, изразяващо се в използването на лични данни за оценяване на определени лични аспекти, свързани с физическо лице, и по-конкретно за анализиране или прогнозиране на аспекти, отнасящи се до изпълнението на професионалните задължения на това физическо лице, неговото икономическо състояние, здраве, лични предпочитания, интереси, надеждност, поведение, местоположение или движение;
„Нарушение на сигурността на лични данни" - нарушение на сигурността, което води до случайно или неправомерно унищожаване, загуба, промяна, неразрешено разкриване или достъп до лични данни, които се предават, съхраняват или обработват по друг начин;
„Основно място на установяване “ – седалището на администратора в ЕС ще бъде мястото, в което той взема основните решения за целта и средствата на своите дейности по обработване на данни. По отношение на обработващия лични данни основното му място на установяване в ЕС ще бъде неговият административен център.
Ако администраторът е със седалище извън ЕС, той трябва да назначи свой представител в юрисдикцията, в която администраторът работи, за да действа от името на администратора и да се занимава с надзорните органи. (Член 4 т.16) от ОРЗД)
„Получател" - физическо или юридическо лице, публичен орган, агенция или друга структура, пред която се разкриват личните данни, независимо дали е трета страна или не. Същевременно публичните органи, които могат да получават лични данни в рамките на конкретно разследване в съответствие с правото на Съюза или правото на държава членка, не се считат за „получатели"; обработването на тези данни от посочените публични органи отговаря на приложимите правила за защита на данните съобразно целите на обработването;
„Трета страна“ – всяко физическо или юридическо лице, публичен орган, агенция или друг орган, различен от субекта на данните, администратора, обработващия лични данни и лицата, които под прякото ръководство на администратора или на обработващия лични данни имат право да обработват личните данни;
II. Декларация относно политиката по защита на личните данни
1. Ръководството на АПОЛО-2000 ООД , се ангажират да осигури съответствие със законодателството на ЕС и държавите-членки по отношение на обработването на личните данни и защитата на "правата и свободите" на лицата, чиито лични данни АПОЛО-2000 ООД събира и обработва съгласно Общия регламент за защита на данните (Регламент (ЕС) 2016/679).
2. В съответствие с Общия регламент към тази политика са описани и други релевантни документи, както и свързани процеси и процедури.
3. Регламент (ЕС) 2016/679 и тази политика се отнасят до всички функции по обработването на лични данни , включително тези, които се извършват относно лични данни на клиенти, служители, доставчици и партньори и всякакви други лични данни, които организацията обработва от различни източници.
4. Тази политика се прилага за всички служители/работници и заинтересовани страни на АПОЛО-2000 ООД като външни доставчици. Всяко нарушение на Общия регламент ще бъде разглеждано като нарушение на трудовата дисциплина, а в случай че има предположение за извършено престъпление, въпросът ще се предостави за разглеждане в най-кратък възможен срок на съответните държавни органи.
5. Партньори и трети лица, които работят с или за АПОЛО-2000 ООД , както и които имат или могат да имат достъп до личните данни, ще се очаква да се запознаят и да се съобразят с тази политика. Никоя трета страна не може да има достъп до лични данни, съхранявани от АПОЛО-2000 ООД , без предварително да е сключила споразумение за поверителност на данните, което налага на третата страна задължения, не по-малко обременяващи от тези, които АПОЛО-2000 ООД е поел, и което дава право на АПОЛО-2000 ООД да извършва проверки на спазването на наложените със споразумението задължения.
III. Задължения и роли по Регламент (ЕС) 2016/679
1. АПОЛО-2000 ООД е администратор на данни съгласно Регламент (ЕС) 2016/679.
2. Ръководство и всички съдружници на АПОЛО-2000 ООД са отговорни за разработване и насърчаване на добри практики в областта на обработване на информация в АПОЛО-2000 ООД
IV. Принципи за защита на данните
Цялата обработка на лични данни трябва да се извършва в съответствие с принципите за защита на данните, посочени в член 5 от Регламент (ЕС) 2016/679. Политиките и процедурите на АПОЛО-2000 ООД имат за цел да гарантират спазването на тези принципи.
1. Личните данни трябва да бъдат обработвани законосъобразно, добросъвестно и прозрачно
Законосъобразно – да идентифицира законна основа, преди да може да обработва лични данни. Те често са посочени като "основания за обработване", например „съгласие“.
Добросъвестно - за да може обработването да бъде добросъвестно, администраторът на данни трябва да предостави определена информация на субектите на данни, доколкото това е практически възможно. Това важи независимо дали личните данни са получени директно от субектите на данни или от други източници.
Регламент (ЕС) 2016/679 увеличава изискванията за това каква информация трябва да бъде на разположение на субектите на данни, която е обхваната от изискването за "прозрачност".
Прозрачно – Общият регламент включва правила относно предоставяне на поверителна информация на субектите на данни в членове 12, 13 и 14 от ОРЗД. Те са подробни и конкретни, поставяйки акцента върху това, че известията за поверителност са разбираеми и достъпни. Информацията трябва да бъде съобщена на субекта на данните в разбираема форма, като се използва ясен и разбираем език.
Правилата за уведомяване на субекта на данни от АПОЛО-2000 ООД са определени в Процедура за прозрачност при обработката на лични данни
Специфичната информация, която трябва да бъде предоставена на субекта на данните, трябва да включва като минимум:
- данни, които идентифицират администратора и данните за контакт на администратора и, ако има такъв, на представителя на администратора;
- контактите на ДЛЗД;
- целите на обработването, за което личните данни са предназначени както и правното основание за обработването;
- периода, за който ще се съхраняват личните данни;
- съществуването на следните права - да поиска достъп до данните, коригиране, изтриване (право „да бъдеш забравен“), ограничаване на обработването, както право на възражение срещу условията (или липсата на такива) във връзка с упражняването на тези права;
- категориите лични данни;
- получателите или категориите получатели на лични данни, където това е приложимо;
- където е приложимо, дали администраторът възнамерява да прехвърли личните данни към получател в трета страна и нивото на защита на данните;
- всякаква допълнителна информация, необходима да се гарантира добросъвестно обработване.
Данните, получени за конкретни цели, не трябва да се използват за цел, която се различава от тези, официално обявени .Процедура за прозрачност при обработката на лични данни определя съответните правила.
3. Личните данни трябва да бъдат адекватни, релевантни, ограничени до това, което е необходимо за обработването им със съответната цел, което съответства на принципа на минимално необходимото
- Всички формуляри за събиране на данни (електронни или на хартиен носител), включително изискванията за събиране на данни в новите информационни системи, трябва да включват декларация за конфиденциалност (уведомление за поверително третиране на личните данни).
- Данните, които се съхраняват от администратора на данни, трябва да бъдат прегледани и актуализирани при необходимост. Не трябва да се съхраняват данни, в случаите, когато има вероятност да не са точни.
- Ръководството в лицето на Управителите е отговорно да гарантира, че целият персонал е обучен в значението на събирането на точни данни и поддържането им.
- Също така, задължение на субекта на данните е да декларира, че данните, които предават за съхраняване от АПОЛО-2000 ООД са точни и актуални.
- От служителите / работниците ( клиентите / други) трябва да се изисква, да уведомяват АПОЛО-2000 ООД за всякакви промени в обстоятелствата, за да могат да се актуализират записите на лични данни.. Отговорността на АПОЛО-2000 ООД е да гарантира, че всяко уведомление относно промяната на обстоятелствата е записано и се предприемат действия.
- Ръководството в лицето на Управителите носи отговорност да се гарантира, че са налице подходящи процедури и политики за поддържане на точност и актуалност на личните данни, като се отчита обемът на събраните данни, скоростта, с която може да се промени, други относими фактори.
- Най-малко на годишна база ще прегледа сроковете на съхранение на всички лични данни, обработвани от АПОЛО-2000 ООД като се позовава на инвентаризацията на данните и ще идентифицира всички данни, които вече не се изискват в контекста на регистрираната цел. Тези данни ще бъдат надеждно унищожени в съответствие с процедурите и правилата на администратора.
- Ръководството в лицето на Управителите е отговорно за съответствие с искания за корекция на данни в рамките на един месец (Процедура за управление на исканията от субектите. Този срок може да бъде удължен с още два месеца за сложни заявки. Ако АПОЛО-2000 ООД реши да не се съобрази с искането, Длъжностното лице по защита на данните / Отговорникът по защита на данните трябва да отговори на субекта на данните, за да обясни мотивите си и да го информира за правото му да подаде жалба пред надзорния орган, и да потърси правна защита.
- Ръководството в лицето на Управителите е отговорно за вземане на подходящи мерки, в случаите когато организациите на трети страни имат неточни или остарели лични данни, да ги информира, че информацията е неточна или остаряла и е да не се използва за вземане на решения относно лицата, да информира съответните страни; и да препраща всяка корекция на лични данни към третите страни, където това е необходимо.
- Когато личните данни се запазват след датата на обработването, те ще бъдат съхранявани по подходящ начин (пр. минимизирани, криптирани, псевдонимизирани), за да се защити самоличността на субекта на данните в случай на нарушение на данните.
- Лични данни ще бъдат пазени в съответствие с Процедура за съхраняване и унищожаване на данните и след като е преминал срокът им на съхранение, те трябва да бъдат надеждно унищожени по указания в тази процедура ред.
При оценяването на подходящи технически мерки ще се разгледат следните насоки:
- Защита с парола;
- Автоматично заключване на бездействащи работни станции в мрежата;
- Премахване на права на достъп за USB и други преносими носители с памет;
- Антивирусен софтуер и защитни стени;
- Правата за достъп основани на роли, включително тези, на назначен временно персонал
- Защитата на устройства, които напускат помещенията на организацията, като лаптопи или други;
- Сигурност на локални и широкообхватни мрежи;
- Технологии за подобряване на поверителността, като например псевдонимизиране и анонимизиране;
- Идентифициране на подходящи международни стандарти за сигурност подходящи за АПОЛО-2000 ООД .
- Нивата на подходящо обучение в АПОЛО-2000 ООД ;
- Мерките, които отчитат надеждността на служителите (например атестационни оценки, препоръки и т.н.);
- Включването на защитата на данните в трудовите договори;
- Идентификация на дисциплинарни мерки за нарушения по отношение на обработването на данни;
- Редовна проверка на персонала за спазване на съответните стандарти за сигурност;
- Контрол на физическия достъп до електронни и хартиено базирани записи;
- Приемането на политика на „чисто работно място“;
- Съхраняване на хартия на базата данни в заключващи се стенни шкафове;
- Ограничаване на използването на портативни електронни устройства извън работното място;
- Ограничаване на използването от служителите на лични устройства на работното място;
- Приемане на ясни правила за създаване и ползване на пароли;
- Редовно създаване на резервни копия на личните данни и физическо съхраняване на носителите с копия извън офиса;
- Налагане на договорни задължения на организации контрагенти да предприемат подходящи мерки за сигурност при прехвърляне на данни извън ЕС.
7. Спазване на принципа на отчетност
АПОЛО-2000 ООД ще доказва спазването на принципите за защита на данните чрез прилагане на политики по защита на данните, като се присъединява към кодекси за поведение, внедрява подходящи технически и организационни мерки, както и чрез приемане на техники по защита на данните на етапа на проектирането и защита на данните по подразбиране, оценка на въздействието върху защитата на личните данни, процедура за уведомяване за нарушаване на лични данни и т.н.
V. Права на субектите на данни
1. Субектите на данни имат следните права по отношение на обработването на данни, както и на данните, които се записват за тях:
- Да отправя искания за потвърждаване дали се обработват лични данни, свързани с него, и ако това е така, да получи достъп до данните, както и информация кои са получателите на тези данни.
- Да поиска копие от своите лични данни от администратора;
- Да иска от администратора коригиране на лични данни когато те са неточни, както и когато не са вече актуални;
- Да изиска от администратора изтриване на лични данни (право „да бъдеш забравен");
- Да иска от администратора ограничаване на обработването на лични данни като в този случай данните ще бъдат само съхранявани, но не и обработвани.;
- Да направи възражение срещу обработване на негови лични данни;
- Да направи възражение срещу обработване на лични данни, отнасящо се до него за целите на директния маркетинг.
- Да се обърне с жалба до надзорен орган ако смята, че някоя от разпоредбите на ОРЗД е нарушена;
- Да поиска и да му бъдат предоставени личните данни в структуриран, широко използван и пригоден за машинно четене формат;
- Да оттегли съгласието си за обработката на личните данни по всяко време с отделно искане, отправено до администратора;
- Да не е обект на автоматизирано взети решения, които да го засягат в значителна степен, без възможност за човешка намеса;
- Да се противопостави на автоматизирано профилиране, което се случва без негово съгласие;
- Субектите на данни могат да направят искания за достъп до данни, както е описано в процедурата за Процедура за управление на исканията от субектите; тази процедура също така описва как АПОЛО-2000 ООД ще гарантира, че отговора на искането на субекта на данни отговаря на изискванията на Общия регламент.
- Субектите на данни имат право да подават жалби до АПОЛО-2000 ООД , свързани с обработването на личните им данни, обработването на искане от субекта на данни и обжалване от страна на субекта на данни, относно начина на обработване на жалбите.
1. Под „съгласие“ АПОЛО-2000 ООД ще разбира всяко свободно изразено, конкретно, информирано и недвусмислено указание за волята на субекта на данните, посредством изявление или ясно потвърждаващо действие, което изразява съгласието му свързаните с него лични данни да бъдат обработени. Субектът на данните може да оттегли своето съгласие по всяко време.
2. АПОЛО-2000 ООД разбира под "съгласие" само случаите, в които субектът на данните е бил напълно информиран за планираното обработване и е изразил своето съгласие и без върху му да бъде упражняван натиск. Съгласието, получено при натиск или въз основа на подвеждаща информация, няма да бъде валидно основание за обработване на лични данни.
3. Съгласието не може да бъде изведено от липсата на отговор на съобщение до субекта на данни. Трябва да има активна комуникация между администратора и субекта, за да е налице съгласие. Администраторът трябва да може да докаже, че е получено съгласие за дейностите по обработване.
4. За специални категории данни трябва да се получи изрично писмено съгласие Процедура по получаване на съгласие за обработване на лични данни на субектите на данни, освен ако не съществува алтернативно законно основание за обработване.
5. В повечето случаи съгласието за обработка на лични и специални категории данни се получава рутинно от АПОЛО-2000 ООД , като се използват стандартни документи за съгласие напр. когато нов клиент подписва договор или по време на набиране на нов персонал и т.н..
6. Когато АПОЛО-2000 ООД обработва лични данни на деца, трябва да бъде получено разрешение родителя илли от упражняващите родителските права (родители, настойници, попечители, лицата по заместваща грижа и т. н.). Това изискване се прилага за деца на възраст под 16 години (освен ако държавата-членка не е предвидила по-ниска възрастова граница, която не може да бъде по-ниска от 13 години).
VII. Сигурност на данните
1. Всички служители / работници са отговорни за гарантирането на сигурността при съхраняването на данните, за които те отговарят и които АПОЛО-2000 ООД държи.
2. Всички служители / работници са отговорни да съхраняват данните сигурно и да не се разкриват при каквито и да било обстоятелства на трети страни, освен ако АПОЛО-2000 ООД не е дал такива права на тази трета страна , като са сключили договор/клауза за поверителност
3. Всички лични данни трябва да бъдат достъпни само за тези, които се нуждаят от тях. Всички лични данни трябва да се третират с най-голяма сигурност и трябва да се съхраняват:
- в самостоятелна стая с контролиран достъп; и/или в заключен шкаф или в картотека; и/или
- ако е компютъризирана, защитена с парола в съответствие с вътрешните изисквания посочени в организационните и технически мерки за контролиране на достъпа до информация (например правила за контрол на достъпа) ; и / или
- съхранявани на преносими компютърни носители, които са защитени в съответствие с организационните и технически мерки за контролиране на достъпа до информация.
5. Записите върху хартиен носител не трябва да се оставят там, където могат да бъдат достъпни от неоторизирани лица и не могат да бъдат изваждани от определените офисни помещения без изрично разрешение. Веднага щом хартиените документи вече не са необходими за текущата работа по поддръжката на клиенти, те трябва да бъдат унищожени в съответствие със създадена за това процедура/правила и съответен протокол.
6. Личните данни могат да бъдат изтривани или унищожавани само в съответствие с Процедура за съхраняване и унищожаване на данните. Записите на хартиен носител, които са достигнали датата на съхранение, трябва да бъдат нарязани и унищожени като "поверителни отпадъци". Данните върху твърдите дискове на излишните персонални компютри трябва да бъдат изтрити или дисковете унищожени, съгласно изградените правила/процедури.
7. Обработването на лични данни "извън офиса" представлява потенциално по-голям риск от загуба, кражба или нарушение на лични данни. Персоналът трябва да бъде специално упълномощен да обработва данните извън обекти на администратора.
VIII. Разкриване на данни
1. АПОЛО-2000 ООД трябва да осигури условия, при които личните данни не се разкриват на неупълномощени трети страни, което включва членове на семейството, приятели, държавни органи, дори разследващи такива, ако има основателно съмнение, че не се изискват по установения ред. Всички служители / работници трябва да бъдат предпазливи, когато им поискат да разкрият съхранявани лични данни за друго лице на трета страна. Важно е да се има предвид, дали разкриването на информацията е свързано или не с нуждите на дейността извършвана от организацията.
Необходимо е на служителите да се извърши специално обучение и периодични инструктажи с цел да се избегне рискът от такова нарушение.
2. Всички искания от трети страни за предоставяне на данни трябва да бъдат подкрепени с подходяща документация .
IX. Съхраняване и унищожаване на данните
1. АПОЛО-2000 ООД не съхранява лични данни във вид, който позволява идентифицирането на субектите за по-дълъг период отколкото е необходимо, по отношение на целите, за които са били събрани данните.
2. АПОЛО-2000 ООД може да съхранява данни за по-дълги периоди единствено ако личните данни ще бъдат обработвани за целите на архивиране, за цели в обществен интерес, научни или исторически изследвания и за статистически цели, и само при изпълнението на подходящи технически и организационни мерки за гарантиране на правата и свободите на субекта на данните.
3 Периода на съхранение за всяка категория на лични данни ще бъдат изложени във Вътрешните правила и Процедура за съхраняване и унищожаване на данните, включително всякакви законови задължения.
4. Личните данни трябва да бъдат унищожени сигурно, съгласно принципа за гарантиране подходящо ниво на сигурност (чл. 5, пар. 1 б. е) от Общия регламент) – включително защита срещу неразрешено или незаконосъобразно обработване и срещу случайна загуба, унищожаване или повреждане, като се прилагат подходящи технически или организационни мерки (+„цялостност и поверителност“);
X. Трансфер на данни
1. Всеки износ на данни от рамките на ЕС към страни извън ЕС (посочени в Общия регламент като "трети страни") са незаконни, освен ако няма подходящ "ниво на защита на основните права на субектите на данни.
Прехвърлянето на лични данни извън ЕС е забранено, освен ако не се прилагат една или повече от указаните гаранции или изключения:
2. Решение за адекватност
Европейската комисия може да оцени трети страни, територия и/или специфични сектори в трети страни, за да прецени дали има подходящо ниво на защита на правата и свободите на физическите лица. В тези случаи не се изисква разрешение.
Държавите, които са членки на Европейското икономическо пространство (ЕИП), но не и на ЕС, се приемат като отговарящи на условията за решение за адекватност.
Чл. 45 пар. 8 от ОРЗД - Комисията публикува в Официален вестник на Европейския съюз и на своя уебсайт списък на трети държави, територии и конкретни сектори в трета държава и международни организации, за които е решила, че осигуряват или че вече не осигуряват адекватно ниво на защита. Повече за политиката на адекватност при трансфера на лични данни:
https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/data-transfers-outside-eu/adequacy-protection-personal-data-non-eu-countries_en
3. Щит за личните данни в отношенията между ЕС и САЩ (EU-U.S. Privacy Shield)
Ако Организацията желае да прехвърли лични данни от ЕС на трета страна в САЩ, тя трябва да провери дали организацията е подписала Рамковото споразумение „Privacy Shield“ с Министерство на търговията на САЩ.
Американското министерство на търговията отговаря за управлението и администрирането на Privacy Shield и гарантира, че компаниите изпълняват своите ангажименти. За да могат да се сертифицират пред министерството, фирмите трябва да имат политика за защита на личните данни в съответствие с принципите на ОРЗД, напр. използват, съхраняват и прехвърлят личните данни в съответствие набор от строги правила и предпазни мерки за защита на данните.
4. Задължителни фирмени правила
АПОЛО-2000 ООД може да приеме одобрени задължителни корпоративни правила за прехвърляне на данни извън ЕС. Това изисква подаването им за одобрение до съответния надзорен орган.
5. Стандартни договорни клаузи
АПОЛО-2000 ООД може да приеме утвърдени стандартни договорни клаузи за защита на данните при прехвърляне на данни извън Европейското икономическо пространство. Ако АПОЛО-2000 ООД приема станда
